Быть секретарем руководителя фирмы

Лукаш Юрий Александрович

Закладки
Размер шрифта
A   A+   A++
Cкачать
Читать
Быть секретарем руководителя фирмы (Лукаш Юрий)

Личные и деловые качества секретаря

Известный специалист в области управленческой деятельности Дж. Харрисон сформулировал следующие необходимые секретарю качества:

– секретарь не должен допускать ошибок в документации и тем самым способен освободить шефа от постоянной проверки каждого документа;

– при разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично и гибко ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными;

– секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчётах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы;

– секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня;

– секретарь должен чётко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;

– секретарю необходимо чувство юмора;

– поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;

– секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.

В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:

– любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;

– чувство юмора;

– готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;

– стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;

– живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;

– отзывчивость, умение адаптироваться;

– опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

– умение быстро переключаться при изменении вида работы;

– умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.

В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:

– хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

– проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;

– важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;

– высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;

– умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

– кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.

Секретарь должен знать:

– положения и инструкции по документационному обеспечению;

– руководящий состав предприятия, его подразделений;

– машинопись;

– работу на персональном компьютере;

– правила орфографии и пунктуации;

– порядок расположения материала при печатании различных документов;

– правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;

– правила пользования приёмно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– основы научной организации секретарской службы;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.

Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллективе учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня.

Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.

Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя

Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:

– просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;

– ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;

– подшивка документов и ведение дел;

– стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т. д.;

– оформление различных счетов;

– руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала;

– учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя;

– организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола;

– организация дел в кабинете руководителя, т. е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете;

– освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций;

– информационное обеспечение руководителя, т. е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация;

Важная часть работы секретаря – оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив.

Однако не менее важен доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т. д. Основная задача секретаря – помочь своему начальнику освободиться от множества вспомогательных технических функций.

Нередко сотрудники из числа стремящихся быть поближе к окружению начальства под разного рода предлогами, чаще всего надуманными, заходят к секретарю и начинают бесконечные разговоры, приготовление кофе и чая, беседы о детях, кино, моде, отпуске и т. д. Обычно это характерно для так называемых «общественников», являющихся на самом деле слабыми специалистами, вынужденными скрывать это свое качество. Однако кабинет секретаря (приемная руководителя) – это не клуб для любителей досужего обмена новостями. Кстати, клиенты и контрагенты организации имеют возможность быстро и точно составить для себя представление о её организационно-управленческом уровне именно по наличию или отсутствию в приемной досужих сотрудников и их разговорам поскольку отвлекающийся от работы секретарь, позволяющий это же и другим сотрудникам, олицетворяет собой негативные черты деловой репутации самой фирмы. Если таких досужих сотрудников в приемной продолжительное время находится несколько или они часто сменяют друг друга, то ни о каком впечатлении о положительной деловой репутации фирмы речи быть не может. Кстати, именно в процессе подобных частных разговоров может произойти нежелательное распространение конфиденциальной (закрытой) информации и могут возникнуть нездоровые отношения в коллективе. Среди руководителей нередко встречаются приверженцы девиза «Каждый сотрудник может зайти ко мне, когда хочет». Такой девиз только внешне выглядит привлекательно и демократично. В действительности такая практика ведет к нарушению рабочих планов, отвлечению руководителя и секретаря от решения важных вопросов и снижению трудовой дисциплины в организации. Кроме того, такой стиль обычно приводит к расслоению в коллективе на группы: тех, кто «вхож», и тех, кто «не вхож». Такие группы постепенно перерастают в группировки, представители которых в лучшем случае молчаливо терпят друг друга. Задача секретаря – бороться с подобными явлениями.

Алфавит

Похожие книги

Без серии

Предложения

Copyrights and trademarks for the book, and other promotional materials are the property of their respective owners. Use of these materials are allowed under the fair use clause of the Copyright Law.