Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие

Казанцева Галина

Закладки
Размер шрифта
A   A+   A++
Cкачать
Читать
Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие (Казанцева Галина)

Введение

Функции официально-делового стиля реализуются в различных документах. Словом «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) в деловой речи принято обозначать деловые бумаги, обслуживающие сферу общения государства с государством, государства с гражданами и граждан между собой.

Среди многочисленного разнообразия видов документов официально-делового стиля особое место занимают личные документы – разновидность деловых бумаг личного характера, составленных и оформленных частным, физическим, лицом.

Личные документы, как и все другие разновидности письменной деловой речи, состоят из строго определенных, постоянных элементов содержания, которые в делопроизводстве принято называть реквизитами.

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе Р 6. 30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, так как их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.

Реквизитами в личных документах могут быть:

1) сведения об адресате (должность, фамилия, имя, отчество лица, кому адресован документ);

2) сведения об адресанте (должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего документ; в некоторых случаях – контактная информация о составителе: адрес места проживания, номер телефона, номер факса и т. д.);

3) наименование жанра документа (например, Заявление, Расписка и т. д.);

4) опись приложений к документу, если они имеются;

5) дата;

6) подпись автора документа и др.

Чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно только правильно использовать в нем те или иные реквизиты, но и необходимо правильно, в соответствии с существующим государственным стандартом их расположить и наполнить документ языковым материалом.

Требования, предъявляемые к письменному оформлению деловых бумаг, складываются из требований, оговоренных нормативными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.

В пособии подробно рассматриваются требования, предъявляемые к оформлению личных документов с учетом их жанровой специфики, также в нем представлены образцы личных бумаг: заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, доверенности, докладной записки, объяснительной записки, делового письма. Использованные в образцах документов сведения об адресатах и адресантах являются условными. Цель пособия – повысить культуру письменной деловой речи.

Раздел 1. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Некоторые особенности языка личных документов

Язык личных документов как жанровой разновидности официально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составления документов закреплены в ГОСТах, различных справочниках, словарях и руководствах.

Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения материала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта – клише.

Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе личного характера, не употребляются слова и выражения:

а) вышедшие из употребления – архаизмы (например, не сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а названный);

б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например, взвинтить, сговор, насаждать);

в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: просторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональную окраску (например, балбес, скувырнуться); диалектизмы – слова местных, территориальных говоров (например, бурак (свекла), кочет (петух)); жаргонизмы – слова, характерные для определенных социальных групп (например, баранка (руль), замести (арестовать)).

Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова используются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т. е. кодифицированы, закреплены в словарях или справочниках.

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некоторых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных – через черточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2-я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно-практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, краткие страдательные причастия (например, принят на работу, направлен на учебу и т. п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зависит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов, что обеспечивает точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращает время на составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, склонения фамилий в русском языке.

1.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год – четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Словесно-цифровой способ допускает обозначение числа месяца двумя парами арабских цифр, года – четырьмя арабскими цифрами, названия месяца – словом. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год – г., годы – гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в II–III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается римской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).

Copyrights and trademarks for the book, and other promotional materials are the property of their respective owners. Use of these materials are allowed under the fair use clause of the Copyright Law.