Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

Закладки
Размер шрифта
A   A+   A++
Cкачать
Читать
Делопроизводство. Подготовка служебных документов (Демин Юрий)

Ю. М. Дёмин

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Раздел 1 Общие требования к подготовке документов

Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1] . Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.

Рис. 1.1. Корпоративное делопроизводство

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» [2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:

♦ аутентичность;

♦ достоверность;

♦ целостность;

♦ пригодность для использования (в качестве документа).

Поясним, что аутентичность документа признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом [3] , и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.

Достоверным, согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности). При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостность документа, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.

Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено) [4] , или изложенное в его содержании действие.

Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.

Глава 2 Требования к содержанию документов

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

♦ сведения об авторе документа;

♦ сведения об адресате;

♦ сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);

♦ сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;

♦ сведения вспомогательного (справочного) характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским [5] . Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.

Связный текст – это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам [6] .

Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличная форма (таблица) представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой (см. далее).

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

♦ унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;

♦ текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);

♦ текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию (основываться на фактах (событиях)) и увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко [7] . И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

Глава 3 Требования к структуре документов

Под структурой [8] документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты [9] .

Алфавит

Предложения

Copyrights and trademarks for the book, and other promotional materials are the property of their respective owners. Use of these materials are allowed under the fair use clause of the Copyright Law.