Быть секретарем руководителя фирмы

Лукаш Юрий Александрович

Договорённость о деловых встречах руководителя по телефону – это повседневная работа секретаря. О таких встречах часто договариваются между собой секретари отделов и учреждений. Секретарю часто передают по телефону приглашения для его руководителя на различные совещания и деловые встречи. Если начальник в это время на месте, секретарю следует сейчас же согласовать с ним этот вопрос. Если же его нет, секретарь может записать это мероприятие в календарный план, если на это время в плане ничего не предусмотрено. Может возникнуть и такая ситуация: начальника нет на месте, его приглашают на важное совещание, но на это время в календарном плане уже записано другое мероприятие. В этом случае секретарю следует записать приглашение и сделать все возможное, чтобы быстрее уведомить об этом шефа. Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.

Похожие книги

Интересное

Скидки

Copyrights and trademarks for the book, and other promotional materials are the property of their respective owners. Use of these materials are allowed under the fair use clause of the Copyright Law.